什么是合同管理?

　　合同管理是指某人負責管理員工或供應商或其他方的合同。管理合同是一種被忽視的管理形式。合同管理是管理合同創建，執行和分析的過程，以最大限度地提高組織的運營和財務績效，同時降低財務風險。組織在降低成本和改善公司績效方面面臨越來越大的壓力。合同管理被證明是業務中非常耗時的元素，這促進了對有效，自動化的合同管理系統的需求。

　　合同管理系統用于管理法律合同的創建、協商、簽名、續簽和數據分析。它使業務團隊能夠從一個統一的工作空間大規模自助服務，達成協議并管理常規合同。現在，涉及承包商的大多數復雜項目都使用合同管理軟件，而不是依靠紙質合同的手動管理。它已成為跟蹤涉及成本的多個活動的必要工具，并且對于自動化管理、確保合規性、監控風險、運行報告和觸發警報特別有用。除了這些類型的功能外，合同管理軟件系統還為員工提供了一個集中式存儲庫，使員工可以在一個地方快速訪問所有合同。將合同存儲在多個位置可能會延遲和中斷合同過程。合同管理軟件可以通過無代碼或低代碼開發平臺自主開發，也可以選擇個性化定制開發服務，無論哪種方式都可以滿足需求。

　　合同管理系統的功能

　　公司的合同管理系統不僅列出了這些重要的細節，而且還控制了公司賣方可能無法正常運行的風險。合同管理系統的功能包括：

　　· 存儲公司的標準化合同

　　· 一個核心工作流管理系統，用于促進和管理新合同的草擬和執行。

　　· 適應供應商關系及其交互的靈活性

　　· 包含供應商應達到的里程碑的日歷

　　· 檢查清單以管理合同生命周期內的信息和活動

　　· 合規性監控

　　· 警報以指示預期行為的變化

　　· 商定的交付時間表和跟蹤它們的能力

　　· 每個產品線和供應商的價格和預算。

　　· 記錄存托憑證以保存公司使用的實時合同和標準合同。

　　· 事件管理的任何問題。

　　· 要求主管部門應對合同的任何不遵守情況。

　　· 提案請求(RFP)管理，包括：基于模板的創建。交互式和動態工作流管理的創建。貫穿整個生命周期的結構化RFP管理。

　　· 合同管理，包括：基于模板的創建。交互式和動態工作流管理的創建。貫穿其生命周期的結構化合同管理。

　　· 將顯示哪些合同的管理信息：具有最大的潛在風險，管理成本高昂，價值最大，即將續約，管理時間過長。

　　合同管理系統的優點

　　當公司達到足夠的規模或增長階段時，它們通常會在合同管理上進行投資，這意味著合同數量正在失去控制。此處風險迅速增加，因此是控制流程的好時機。

　　以下是實施合同管理系統的一些主要優點：

　　優點一：更快

　　根據末模板修改比從頭開始編寫文檔要快。數字化而不是每次手動完成，則整理多個個文檔的速度要快得多。無需物理合同涉及的手動流程、協作、協商和簽名都可以更快地進行。

　　優點二：協作

　　您的新雇主向您發送了一份合同。您想接受，但是開始日期錯誤。您必須給他們打電話;他們在Word doc中進行更改，將其導出為PDF，進行打印，將其發送到帖子中，幾天后到達。但是他們誤記了您的地址。我們又去了。使用合同管理軟件，各方可以立即對實時文檔進行更改。

　　優點三：可共享

　　文檔準備就緒后，無論是需要審核的同事還是需要簽名的交易對手，都可通過電子郵件將其鏈接發送給相關各方。

　　優點四：可搜索

　　在數字系統中存儲和管理合同意味著可搜索性的水平，與手動處理相比可節省大量時間。在幾毫秒內通過數字方式找到具體結果顯然比在文件柜中尋找線索更可取。

　　優點五：安全性

　　以往，一份敏感的合同的安全程度往往取決于它被鎖在里面的文件柜。合同管理系統通常使用加密和復雜的網絡安全技術將所有合同安全地鎖定在多層密碼后。最好的解決方案具有極其強大的防御機制，可確保數據安全。

　　優點六：定期備份

　　由于不可預見的事件(例如火災和洪水)，實物合同也容易遭受損失或破壞，這可能會使當事方不確定其權利和義務。合同管理系統解決方案可以無限期地存儲文檔，并定期對其進行備份，以消除丟失的風險。

　　優點七：可擴展性

　　如果您每月需要10個銷售協議突然變成500個，那么您需要做的最后一件事就是法律上的瓶頸。用戶依賴合同管理軟件，因為他們可以快速增加自己創建的合同的數量，而無需額外的人員或預算。解決方案需要易于采用才能成功擴展。

　　優點八：全球性

　　在世界范圍內達成協議是企業不再需要承擔的商業成本。現在，用戶可以立即使用合同管理軟件，與世界另一端的客戶取得服務供應商協議，無論用戶身在何處，都可以共享和協作獲取法律文件。

　　優點九：無限性

　　一家公司可能需要保留成千上萬的合同，這個合同數量只會隨著時間的推移而增長。合同管理軟件意味著此存儲問題是一個云存儲，而不是倉庫采購。查找合同也很容易，而不必從地下室發掘出實際副本。

　　選擇合適的合同管理系統

　　企業在不斷的發展過程中，隨著業務量的累積，簽訂的合同數量逐漸增多，需要人工處理大量的合同信息，如果仍然用傳統方式管理合同，會導致一系列的問題，員工的工作效率低，翻查合同信息過程麻煩，阻礙企業的發展。白碼合同管理系統應運而生，所有合同信息線上統一管理，自動統計合同金額、記錄合同的違約信息、索賠信息、和開票信息等。通過使用此管理系統，您可以輕松管理所有合同文件，跟蹤支出，協商更好的交易以及減輕財務風險。其他有益的結果包括有機會消除過多的庫存，提高合同合規性以及團隊效率。