1、版本控制要求及查看權(quán)限
每個(gè)接觸文檔的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員都應(yīng)該能夠在適當(dāng)?shù)脑O(shè)備上，在合理的范圍內(nèi)，看到當(dāng)前版本和修訂版本。
例如，法律部門需要能夠在必要時(shí)恢復(fù)到以前的版本。圍繞版本控制制定嚴(yán)格的制度，包括命名約定、給定工作流中允許的修訂數(shù)、基于角色的訪問規(guī)則和最終簽出要求。
2、消除搜索文檔浪費(fèi)的時(shí)間
除了嚴(yán)格的命名約定外，還可以使用反映組織結(jié)構(gòu)和工作流的文檔結(jié)構(gòu)，可以自己定位文檔。
再次，與每個(gè)利益相關(guān)者一起定義這個(gè)結(jié)構(gòu)。最后，一定要建立一種衡量結(jié)果的方法。跟蹤當(dāng)前所花費(fèi)的時(shí)間，然后設(shè)定目標(biāo)，并在系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)對其進(jìn)行度量。
3、升級安全性，以避免數(shù)據(jù)被盜或損壞
有了云同步和云備份，就可以在問題出現(xiàn)時(shí)獲得補(bǔ)救幫助，并提供了一種防止勒索軟件的保護(hù)。如果您還沒有準(zhǔn)備好遷移到云，您應(yīng)該努力制定有關(guān)數(shù)據(jù)的安全策略。
4、制定包含文件位置信息的審核清單
最后是使審計(jì)變得容易。創(chuàng)建或監(jiān)督一份清單，其中最上面是合規(guī)所需的文件，包括每個(gè)文檔的位置信息，詳細(xì)說明誰有權(quán)訪問什么，并測試這些細(xì)節(jié)。最后，確保您的審計(jì)定期運(yùn)行檢查表。
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